Datenschutzerklärung

Website und aktives Kundenportal

Diese Datenschutzerklärung gilt für die öffentliche HostSweetHost-Website, unser aktives Kundenportal und die nachfolgend beschriebene Kontakt- und Vertragsbearbeitung. Im Portal stehen Ihnen die für Ihr Kundenkonto freigeschalteten Funktionen zur Verfügung. Die öffentliche Angebotswebsite zeigt weiterhin Preise auf Anfrage und ermöglicht keine Festpreisbestellungen.

Verantwortlicher und Kontakt

Datenschutzanfragen erreichen SoftUp direkt unter info@softup.de oder unter der Postanschrift. Weitere Anbieterangaben finden Sie im Impressum.

Seitenaufruf, Sicherheit und Protokolle

Beim Besuch nimmt unser Reverse Proxy Caddy die HTTPS-Verbindung entgegen. Er verarbeitet die IP-Adresse, den angefragten Host und die HTTP-Anfrage. Er leitet den Abruf im internen Netz per HTTP an unseren Webserver nginx weiter. Ohne diese technischen Angaben können wir die angeforderte Seite nicht ausliefern.

Firewall und Webserver verarbeiten für die Auslieferung, Fehlersuche und Abwehr von Angriffen insbesondere Zeit, angeforderten Pfad, Verbindungsdaten und Statuscode. Je nach Anfrage fallen Datenmenge, Browserkennung und verweisende Seite an. Im Backend kann als Gegenstelle die Proxyadresse erscheinen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse am sicheren und zuverlässigen Betrieb (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO).

nginx prüft seine Protokolle täglich zur Rotation und bewahrt bis zu 14 archivierte Dateien je Protokoll auf. Leere Dateien werden übersprungen. Bei wenig Verkehr können Einträge deshalb länger als 14 Kalendertage zurückreichen. Firewallprotokolle dienen der laufenden Betriebskontrolle. Gesondert gesicherte Einträge werden so lange benötigt, wie es die Untersuchung eines konkreten Vorfalls oder die Wahrung von Rechtsansprüchen erfordert. In Sicherungskopien können Daten bis zum Ablauf des jeweiligen Sicherungszyklus enthalten sein.

Browserdaten, Cookies und externe Links

Die öffentliche Angebotswebsite liefert Bilder, Skripte und Formatvorlagen von eigenen Systemen aus. Die öffentlichen Angebotsseiten setzen keine Cookies und verwenden weder Local Storage noch Session Storage. Für die Anmeldung im Kundenportal gelten die nachfolgenden Angaben zu notwendigen Sitzungscookies. Es werden keine Analyse-, Werbe- oder externen Schriftartendienste eingebunden. Das Schließen eines Hinweises gilt für die gerade angezeigte Seite. Erst wenn Sie einem externen Link folgen, stellt Ihr Browser eine Verbindung zu dessen Ziel her.

Unverbindliche Anfragen per E-Mail

Bei Auswahl eines Pakets öffnet der E-Mail-Link Ihr Mailprogramm mit einem passenden Betreff. Erst wenn Sie selbst die Nachricht versenden, erhalten wir Ihre E-Mail-Adresse, den Nachrichtentext sowie die Angaben und Anhänge, die Sie übermitteln. Wir verwenden sie zur Bearbeitung Ihres Anliegens und gegebenenfalls zur Erstellung eines persönlichen Angebots.

Für vorvertragliche Maßnahmen auf Ihren Wunsch oder zur Erfüllung Ihres eigenen Vertrags gilt Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Wenn Sie für ein Unternehmen anfragen oder sonstige geschäftliche Fragen stellen, stützen wir die Bearbeitung auf unser berechtigtes Interesse an der Geschäftskommunikation (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO). Sie entscheiden, was Sie mitteilen. Für eine Antwort brauchen wir einen Rückkanal und genügend Angaben zum Anliegen.

Service-Hotline und TELiAS

Wenn Sie unsere Service-Hotline anrufen, nimmt die TELiAS GmbH, Hohenstaufenring 62, 50674 Köln, den Anruf als Auftragsverarbeiter für SoftUp entgegen. TELiAS erfasst Datum, Uhrzeit und Dauer des Anrufs sowie die übermittelte Rufnummer, sofern sie angezeigt wird. Die Gesprächsnotiz enthält Ihren Namen, Ihr Anliegen und, soweit angegeben, Ihre Kundennummer, eine Rückrufbitte oder weitere Kontaktdaten. Es gibt keine Sprachaufzeichnung.

Wir nutzen die Notiz, um Ihr Anliegen zuzuordnen und zu beantworten. TELiAS stellt sie uns über den HTTPS-geschützten Servicepoint in der App bereit und schickt sie zusätzlich per E-Mail an Gunnar Biederbeck und Nils Christian Warmann. Gewöhnliche E-Mails bieten keinen durchgängigen Ende-zu-Ende-Schutz. Sie können sich auch direkt an SoftUp wenden, etwa unter info@softup.de.

Bei Fragen zu Ihrem eigenen Vertrag oder zu einem von Ihnen erbetenen Angebot ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO die Rechtsgrundlage. Bei Anrufen für ein Unternehmen und bei allgemeinen Anfragen ist unser berechtigtes Interesse die Erreichbarkeit und Bearbeitung eingehender Anliegen (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO).

Mit TELiAS ist die Verarbeitung in der EU vereinbart. Der Vertrag erlaubt Ausnahmen unter den Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO. Für den E-Mail-Versand von Gesprächsnotizen nennt TELiAS den Versanddienst Postmark der ActiveCampaign LLC (USA) und weist darauf hin, dass Daten dabei in die USA gelangen können. TELiAS verweist auf EU-Standardvertragsklauseln und Zertifizierungen nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework. Informationen zu den anwendbaren Garantien und eine Kopie können Sie unter info@softup.de anfordern.

Für die Inhalte der versandten E-Mails nennt TELiAS eine Speicherdauer von bis zu 45 Tagen beim Versanddienst. Für die Anrufhistorie in der App nennt TELiAS grundsätzlich die Laufzeit des Telefonservicevertrags. Einzelne Notizen können wir früher löschen. Unsere E-Mail-Kopien bewahren wir so lange auf, wie die Bearbeitung, gesetzliche Pflichten oder die Klärung konkreter Ansprüche es erfordern. Datenschutzhinweise von TELiAS.

Empfänger und Verarbeitungsorte

SoftUp administriert die Website, das Kundenportal einschließlich seiner Verwaltungsdaten, das geschäftliche Postfach und die Sicherungen auf eigenen Systemen bei der Hetzner Online GmbH im EU/EWR. Für diese Systeme hat SoftUp keine zusätzlichen externen Analyse-, Ticket-, Mail- oder Backupdienste eingebunden. Der gesonderte Versand von Telefonnotizen durch TELiAS ist oben beschrieben. Beim Versand gewöhnlicher E-Mails sind auch die Mailanbieter der jeweiligen Kommunikationspartner am Transport beteiligt.

Innerhalb von SoftUp erhalten nur die mit der jeweiligen Aufgabe betrauten Personen Zugriff. Technische Dienstleister erhalten die Daten, die für ihre Aufgabe erforderlich sind. Für TLS-Zertifikate werden der Domainname und technische Validierungsdaten mit der Zertifizierungsstelle ausgetauscht. Behörden erhalten personenbezogene Daten, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist (Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO).

Wie lange wir Anfragen aufbewahren

Bei uns richtet sich die Speicherdauer von E-Mails und Telefonnotizen danach, wie lange sie für die Bearbeitung und nachvollziehbare Abwicklung des jeweiligen Anliegens erforderlich sind. Nach Abschluss löschen wir entbehrliche Unterlagen. Für Geschäfts- oder Steuerunterlagen gelten gesetzliche Aufbewahrungspflichten; deren Erfüllung beruht auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO. Soweit Unterlagen für konkrete Rechtsansprüche benötigt werden, können sie für die Dauer der Klärung aufbewahrt werden (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO).

Kundenkonto, Anmeldung und Zwei-Faktor-Schutz

Für Ihr Kundenkonto verarbeiten wir insbesondere Name, geschäftliche Kontaktdaten, E-Mail-Adresse, Kundenkennung, Kontostatus und die Zuordnung zu Ihren Verträgen und Berechtigungen. Bei einer Einladung oder Aktivierung kommen zeitlich begrenzte Aktivierungsnachweise hinzu. Zur Anmeldung verarbeiten wir das Passwort in Form eines gesicherten Prüfwerts, die für die Zwei-Faktor-Anmeldung erforderlichen Authentifizierungsdaten und gegebenenfalls Wiederherstellungsnachweise. Bitte geben Sie Passwörter, Einrichtungsschlüssel und Wiederherstellungscodes nicht in Supportnachrichten an.

Die Authentifizierung schützt Ihr Konto und verhindert Zugriffe auf fremde Kundendaten. Der QR-Code zur Einrichtung der Authenticator-App wird lokal im Browser erzeugt; dafür wird kein externer QR-Code-Dienst aufgerufen. Eine von Ihnen gewählte Authenticator-App und deren gegebenenfalls aktivierte Cloud-Sicherung unterliegen zusätzlich den Bedingungen ihres jeweiligen Anbieters.

Rechtsgrundlage für die Bereitstellung Ihres vertraglich genutzten Kundenkontos ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Bei Ansprechpartnern eines Unternehmenskunden sowie für Berechtigungsverwaltung und Missbrauchsschutz ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO die Grundlage; unser Interesse ist die sichere und nachvollziehbare Betreuung der Kundenbeziehung. Ohne die erforderlichen Kontaktdaten und Authentifizierungsnachweise können wir keinen zugeordneten, geschützten Portalzugang bereitstellen. Für Kontaktanliegen können Sie sich weiterhin per E-Mail oder Post an uns wenden.

Technisch notwendige Sitzungscookies

Nach der Anmeldung verwendet das Portal ein Sitzungscookie mit einer zufälligen Kennung, um Ihre Anfragen dem angemeldeten Konto zuzuordnen. Im HTTPS-Betrieb heißt es __Host-hsh_session. Es dient nicht der Werbung oder einer websiteübergreifenden Verfolgung. Das Cookie ist auf das Portal beschränkt, für JavaScript nicht lesbar und im HTTPS-Betrieb nur verschlüsselt übertragbar. Die serverseitige Sitzung endet spätestens nach acht Stunden oder nach 30 Minuten ohne Aktivität; beim Abmelden wird sie beendet und das Cookie gelöscht. Das Cookie selbst hat keine dauerhafte Ablaufzeit und ist ein Sitzungscookie Ihres Browsers.

Das Speichern und Auslesen dieses Cookies ist für den von Ihnen angeforderten geschützten Portalzugang unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Die anschließende Verarbeitung der Sitzungsdaten beruht für Ihren eigenen Vertrag auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO, bei geschäftlichen Ansprechpartnern und zum Schutz vor unbefugten Zugriffen auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Wenn Ihr Browser dieses Cookie blockiert, ist die Anmeldung nicht nutzbar. Es werden für diese Anmeldung keine Analyse- oder Werbecookies benötigt.

Verträge, Dokumente, Support und Hostingverwaltung

Im Kundenportal verarbeiten wir die Ihrem Konto zugeordneten Vertrags- und Leistungsdaten, Laufzeiten und Statusangaben sowie bereitgestellte Dokumente, etwa Angebote, Vertragsunterlagen und Rechnungen. Bei Supportnachrichten, Änderungswünschen und Datenschutzanfragen verarbeiten wir Ihren Nachrichtentext, Zeitpunkte, Bearbeitungsstand und die von Ihnen übermittelten Angaben. Soweit Dokumente bereitgestellt oder hochgeladen werden, verarbeiten wir deren Inhalte und Zuordnung zum Kundenkonto. Bitte übermitteln Sie nur Informationen, die für das jeweilige Anliegen erforderlich sind.

Soweit für Ihren Vertrag eine Hostingverwaltung freigeschaltet ist, verarbeitet das Portal außerdem die Zuordnung zu Hostingkonten und technischen Ressourcen sowie deren Zustands- und Konfigurationsdaten, beispielsweise Domains, DNS-Einträge oder virtuelle Maschinen. Dabei werden die für die gewählte Funktion erforderlichen Angaben mit den von SoftUp betriebenen Verwaltungssystemen ausgetauscht. Die Anzeige einer Funktion bedeutet nicht, dass sämtliche technischen Änderungsaktionen freigeschaltet sind.

Diese Verarbeitung dient der Vertragserfüllung und der Bearbeitung Ihrer Anliegen (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO), bei Ansprechpartnern von Unternehmen der Betreuung der Geschäftsbeziehung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO). Die Bearbeitung gesetzlicher Datenschutzansprüche und gesetzlich erforderlicher Abrechnungsunterlagen beruht auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO. Eine bereitgestellte Rechnung ist keine Freischaltung von Festpreisbestellungen auf der Angebotswebsite.

Autorisierte Mitarbeiter sehen die für ihre Aufgaben erforderlichen Kundendaten. Sicherheitsrelevante Konto- und Verwaltungsaktionen können mit handelndem Konto, Zeitpunkt, betroffener Zuordnung und Ergebnis protokolliert werden. Dies dient dem Schutz vor Missbrauch, der Fehlerklärung und der Nachvollziehbarkeit von Änderungen (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO). Bei freigeschalteten E-Mail-Benachrichtigungen werden Adresse und die für die jeweilige Nachricht erforderlichen Angaben zum Versand verarbeitet.

Speicherdauer von Portaldaten

Kontostammdaten und Berechtigungszuordnungen werden für die Dauer des benötigten Portalzugangs und der zugehörigen Kundenbeziehung verarbeitet. Nach deren Ende entfernen wir nicht mehr erforderliche Zugangsdaten und Zuordnungen; aufbewahrungspflichtige Vertragsunterlagen bleiben davon getrennt erhalten. Abgelaufene oder verwendete Aktivierungsnachweise sind nicht mehr zur Kontoaktivierung nutzbar. Für aktive Sitzungen gelten die oben genannten Grenzen von acht Stunden beziehungsweise 30 Minuten ohne Aktivität.

Support- und Änderungsvorgänge werden bis zur Erledigung und so lange aufbewahrt, wie sie zum Nachweis der vereinbarten Leistung oder zur Klärung offener Ansprüche benötigt werden. Vertrags- und Rechnungsunterlagen bleiben für die jeweils anwendbaren gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert; eine Löschung des Portalzugangs hebt diese Pflichten nicht auf. Für Sicherheits- und Verwaltungsprotokolle ist maßgeblich, ob sie noch für die Überprüfung der betroffenen Zugriffe oder Änderungen beziehungsweise für einen konkreten Vorfall erforderlich sind. Nach Wegfall dieses Zwecks werden entbehrliche Daten gelöscht. In Sicherungskopien können gelöschte Daten bis zur Ersetzung der betreffenden Sicherung enthalten sein; Sicherungen dienen der Wiederherstellung und nicht der laufenden Kundennutzung.

Verantwortung für gehostete Kundendaten

Für unsere eigene Angebots-, Konto-, Vertrags- und Abrechnungsbearbeitung ist SoftUp verantwortlich. Für Daten auf einer von einem Kunden betriebenen Website ist regelmäßig deren Betreiber verantwortlich. Soweit wir personenbezogene Daten nach dessen Weisung hosten, wird die Verarbeitung in einer Vereinbarung gemäß Art. 28 DSGVO geregelt.

Ihre Rechte

Sie können nach den gesetzlichen Voraussetzungen Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit verlangen. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Ihre Anfrage richten Sie an info@softup.de. Bei Besuch, Angebotsanfragen und Nutzung des Kundenportals treffen wir keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen einschließlich Profiling mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung.

Widerspruch nach Art. 21 DSGVO

Bei einer Verarbeitung aufgrund berechtigter Interessen können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation widersprechen. Wir beenden die Verarbeitung, sofern keine zwingenden schutzwürdigen Gründe überwiegen oder die Daten für Rechtsansprüche benötigt werden.

Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde

Sie können sich unmittelbar bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, beispielsweise am Ort Ihres gewöhnlichen Aufenthalts, Ihres Arbeitsplatzes oder des vermuteten Verstoßes. In Schleswig-Holstein erreichen Sie das Unabhängige Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein, Holstenstraße 98, 24103 Kiel, unter mail@datenschutzzentrum.de oder über www.datenschutzzentrum.de.